Copilot Studio #06 – Sesión 03 – Resumen

23/08/2026 powerinnova

Indice de Contenido

🎯 Objetivo de la clase

La sesión tuvo como finalidad profundizar en la construcción de agentes en Microsoft Copilot Studio, comparando el enfoque agéntico con el enfoque conversacional o clásico.

Además, se desarrollaron prácticas para:

Consultar datos de vacaciones almacenados en SharePoint.
Automatizar la recepción de archivos mediante Power Automate.
Usar carpetas dinámicas como fuentes de conocimiento.
Crear un modelo relacional en Dataverse con ayuda de Copilot.
Consultar información empresarial mediante herramientas.
Implementar escalamiento a una persona cuando el agente no encuentra una respuesta.
Personalizar correos mediante flujos.
Revisar consumo, trazabilidad y administración de capacidad.

1. 🧭 Enfoque agéntico vs. enfoque conversacional

La sesión comenzó explicando los dos enfoques disponibles para diseñar agentes.

Aspecto	Enfoque agéntico	Enfoque conversacional
Diseño	Basado en objetivos, instrucciones y herramientas	Basado en temas, nodos y rutas
Ejecución	El agente planifica qué recursos utilizar	El creador define cada paso
Flexibilidad	Alta	Controlada
Comportamiento	Más autónomo	Más determinista
Mantenimiento	Menos nodos manuales	Mayor configuración
Uso recomendado	Consultas abiertas y procesos flexibles	Procesos críticos y validaciones estrictas

Enfoque agéntico

El creador proporciona al agente:

instrucciones,
fuentes de conocimiento,
herramientas,
skills,
conectores,
APIs,
flujos de trabajo,
y, si corresponde, otros agentes.

El orquestador selecciona los recursos más apropiados durante la ejecución, planifica los pasos y trata de alcanzar el objetivo establecido por el usuario.

Microsoft señala que la orquestación generativa permite seleccionar dinámicamente temas, herramientas, agentes y fuentes de conocimiento durante la ejecución. [learn.microsoft.com]

Enfoque conversacional

El creador diseña previamente:

temas,
frases desencadenadoras,
preguntas,
variables,
condiciones,
acciones,
mensajes,
rutas alternativas,
y manejo de errores.

Este enfoque requiere más trabajo, pero permite controlar detalladamente el recorrido de la conversación.

✅ Idea clave: el enfoque agéntico ofrece mayor autonomía, mientras que el conversacional brinda mayor previsibilidad. La elección depende del riesgo, la criticidad del proceso y la necesidad de control.

2. 🛡️ Elección del enfoque según la criticidad

Se recomendó evaluar el impacto de una posible interpretación incorrecta.

Conviene priorizar un enfoque agéntico cuando:

Las solicitudes pueden expresarse de muchas formas.
El agente debe elegir entre varias herramientas.
La conversación es abierta.
Un error menor puede corregirse sin consecuencias graves.
Se busca reducir la configuración manual.

Conviene priorizar lógica determinista cuando:

Se procesan pagos, planillas o información regulada.
Todos los datos deben validarse.
El orden de los pasos no puede variar.
Se requiere trazabilidad completa.
Una ejecución incorrecta tendría consecuencias importantes.

Microsoft describe los workflows como automatizaciones deterministas, donde la misma entrada sigue una ruta basada en reglas y produce un resultado predecible. [learn.microsoft.com]

3. 📊 Laboratorio 1: Excel, SharePoint y consulta de vacaciones

La primera práctica consistió en transformar un archivo de Excel con información de vacaciones en una lista de SharePoint.

Datos utilizados

Identificador del empleado.
Nombre.
Correo.
Fecha de ingreso.
Vacaciones acumuladas.
Vacaciones tomadas.
Saldo disponible.

Proceso realizado

Ingresar al sitio de SharePoint.
Crear una lista.
Seleccionar la opción para importar desde Excel.
Elegir la tabla del archivo.
Revisar las columnas detectadas.
Corregir los tipos de datos.
Crear la lista.
Agregarla al agente como fuente de conocimiento.

Validación importante

Después de importar desde Excel, se revisó que:

los nombres y correos fueran de tipo texto,
las fechas estuvieran configuradas como fecha y hora,
los saldos y cantidades fueran numéricos.

⚠️ Buena práctica: nunca asumir que SharePoint detectará correctamente todos los tipos de columna. Es necesario validarlos antes de crear la lista definitiva.

4. 📚 Lista de SharePoint como conocimiento

La lista de vacaciones se agregó al agente para responder preguntas como:

¿Cuántos días de vacaciones tiene una persona?
¿Cuántos días ha utilizado?
¿Cuál es su saldo disponible?
¿Cuál es su fecha de ingreso?
¿A qué departamento pertenece?

Microsoft permite agregar sitios y listas de SharePoint como conocimiento. El agente solo muestra contenido al que el usuario autenticado tenga acceso y requiere, como mínimo, permiso de lectura. [learn.microsoft.com]

Configuración recomendada

Al agregar la lista se debe completar:

Nombre comprensible: Vacaciones de trabajadores.
Descripción: contiene empleados, fechas de ingreso, vacaciones tomadas, acumuladas y saldo disponible.
Alcance: especificar si la información corresponde a toda la empresa o a un área concreta.

✅ Una descripción precisa ayuda al orquestador a identificar cuándo debe consultar esa fuente.

5. 🧩 Skill para estandarizar respuestas

Durante las pruebas se observó que el agente podía contestar con diferentes formatos en cada conversación. Para reducir esa variabilidad, se creó una habilidad específica para consultas de vacaciones.

Propósito del skill

Activarse cuando se solicite información de vacaciones.
Consultar la lista correspondiente.
Identificar al empleado.
Mostrar únicamente los campos relevantes.
Presentar la respuesta en un orden uniforme.

Formato sugerido

Empleado: nombre completo
Identificador: código interno
Vacaciones acumuladas: número de días
Vacaciones tomadas: número de días
Saldo disponible: número de días

✅ Concepto clave: las instrucciones generales controlan el comportamiento global; los skills describen cómo resolver tareas específicas.

6. 📩 Laboratorio 2: recepción automática de archivos

La segunda práctica consistió en crear una carpeta documental que se actualizara automáticamente con archivos recibidos por correo.

Arquitectura utilizada

Outlook → Power Automate → SharePoint → Copilot Studio

Objetivo del flujo

Cada vez que llegara un correo con adjuntos:

Detectar el mensaje.
Recuperar sus archivos.
Recorrer cada adjunto.
Crear el archivo en una carpeta de SharePoint.
Dejarlo disponible para que el agente lo consulte posteriormente.

Este patrón permite mantener un repositorio dinámico sin cargar documentos manualmente en Copilot Studio.

7. ⚙️ Configuración del flujo en Power Automate

Desencadenador

Se utilizó el evento de Office 365 Outlook correspondiente a la recepción de un correo nuevo.

Configuraciones revisadas

Incluir archivos adjuntos.
Procesar únicamente mensajes con adjuntos.
Seleccionar la carpeta de correo.
Filtrar por remitente cuando sea necesario.
Filtrar por asunto si el caso lo requiere.
Revisar la conexión de Office 365 utilizada.

Acción de SharePoint

Se agregó la acción Crear archivo y se configuraron:

sitio de SharePoint,
biblioteca de documentos,
carpeta de destino,
nombre del archivo,
contenido del adjunto.

Cuando el correo contiene varios archivos, Power Automate crea un recorrido para procesar cada adjunto.

8. 🧪 Pruebas, demoras y diagnóstico

Durante las pruebas se presentaron demoras variables en la activación del flujo.

Observaciones

Algunas ejecuciones aparecieron después de uno o varios minutos.
El historial permitió confirmar si el flujo había comenzado.
Se verificaron las entradas y salidas de cada acción.
Fue necesario distinguir entre un archivo adjunto real y un enlace compartido desde OneDrive.
En algunas experiencias del diseñador podía ser necesario publicar, además de guardar.
Los archivos se almacenaron conservando su nombre original.

Secuencia de diagnóstico recomendada

Confirmar que el correo llegó al buzón correcto.
Verificar que contiene un archivo adjunto real.
Revisar que el flujo esté habilitado.
Validar la conexión de Outlook.
Examinar el historial de ejecuciones.
Revisar el recorrido de adjuntos.
Confirmar la ruta de SharePoint.
Comprobar que el nombre contiene la extensión.
Esperar la indexación antes de consultar el contenido desde el agente.

9. 🗂️ Carpeta dinámica como fuente de conocimiento

Después de almacenar los archivos, la carpeta de SharePoint se agregó como conocimiento del agente.

Caso empresarial planteado

Los proveedores envían facturas por correo. El flujo guarda automáticamente los adjuntos en SharePoint y el agente podría responder:

¿Qué facturas se recibieron?
¿Qué proveedor envió determinado documento?
¿Cuál es el monto registrado?
¿Qué archivos se recibieron durante un periodo?
¿Qué facturas requieren revisión?

Durante la sesión se presentó temporalmente un error en la búsqueda de conocimiento. La recomendación fue verificar el estado de indexación, volver a probar después de unos minutos y descartar problemas de permisos o formato antes de concluir que el flujo estaba mal configurado.

10. 🗃️ Dataverse como plataforma de datos empresarial

La segunda mitad de la clase presentó Dataverse como alternativa más robusta para soluciones que requieren:

múltiples tablas,
relaciones,
seguridad,
crecimiento de datos,
reglas de negocio,
y consultas complejas.

Se creó una solución y, dentro de ella, un modelo de Recursos Humanos.

Tablas generadas

Empleados.
Departamentos.
Puestos.
Saldos de vacaciones.
Solicitudes de vacaciones.

Relaciones representativas

Un empleado pertenece a un departamento.
Un empleado ocupa un puesto.
Un empleado tiene un saldo de vacaciones.
Un empleado puede registrar varias solicitudes.

La estructura fue generada con ayuda de Copilot mediante una descripción en lenguaje natural. Posteriormente se revisaron las tablas, columnas, relaciones y datos de ejemplo.

11. 🔌 Dataverse como herramienta del agente

El agente recibió una herramienta de Dataverse para consultar la información almacenada.

Consultas realizadas

Listar empleados.
Identificar empleados por departamento.
Consultar saldos.
Contar personas por área.
Recuperar registros relacionados.

Se observó que las consultas que atraviesan varias relaciones requieren una definición más clara de la herramienta o un flujo específico.

✅ Recomendación: para consultas relacionales complejas, crear una herramienta con entradas y salidas bien definidas en lugar de depender únicamente de una instrucción abierta.

12. 🆚 SharePoint vs. Dataverse

Criterio	SharePoint Lists	Dataverse
Configuración inicial	Sencilla	Más estructurada
Relaciones	Limitadas o menos visuales	Nativas y administrables
Seguridad	Sitio, lista y elemento	Modelo avanzado por roles
Escalabilidad	Adecuada para escenarios moderados	Orientada a soluciones empresariales
Modelo relacional	Básico	Robusto
Uso recomendado	Formularios y listas simples	Procesos con varias entidades

✅ Conclusión: SharePoint es apropiado para soluciones rápidas y simples; Dataverse resulta más adecuado cuando la solución requiere relaciones, seguridad y arquitectura empresarial.

13. 🚨 Escalamiento a una persona

Se desarrolló una habilidad para escalar la consulta cuando el agente no pudiera encontrar una respuesta confiable.

Lógica implementada

Recibir la consulta del usuario.
Buscar en las fuentes disponibles.
Determinar que no existe información suficiente.
Activar la habilidad de escalamiento.
Enviar un correo al responsable.
Incluir la pregunta y el contexto revisado.
Informar al usuario que la consulta fue derivada.

Casos de activación

No existe información.
La respuesta es ambigua.
El usuario pide hablar con una persona.
Se necesita autorización.
El caso requiere evaluación humana.

⭐ Esta habilidad se recomendó como patrón reutilizable para agentes empresariales.

14. ✉️ Correos personalizados mediante un flujo

También se mostró cómo estructurar un correo con:

logotipo,
asunto dinámico,
formato HTML,
contenido variable,
información del usuario,
y contexto de la solicitud.

Para mantener un diseño consistente, se recomendó no delegar toda la composición al agente. En su lugar, conviene crear un flujo especializado que reciba los datos y genere el formato establecido.

Estructura correcta

Desencadenador: cuando un agente llama al flujo.
Entradas: destinatario, asunto y contenido.
Acción: enviar correo con cuerpo HTML.
Respuesta: confirmar el resultado al agente.
Publicación: hacer disponible el flujo como herramienta.

Los workflows pueden integrar conectores, acciones de IA, lógica de control y revisión humana, y ejecutarse desde eventos o agentes. [learn.microsoft.com]

15. 📊 Trazabilidad y análisis

Se introdujo la necesidad de guardar y analizar las conversaciones del agente, especialmente en procesos sensibles.

Información útil para seguimiento

Fecha y hora.
Usuario.
Mensaje del usuario.
Respuesta del agente.
Herramientas ejecutadas.
Resultado de las acciones.
Errores.
Reacciones.
Consumo.
Derivaciones a personas.

La trazabilidad permite crear reportes como:

consultas más frecuentes,
horarios de mayor uso,
usuarios activos,
porcentaje de escalamiento,
preguntas sin respuesta,
errores por herramienta,
tendencias de adopción.

El monitoreo administrativo puede incluir inventario de agentes, estado de publicación, mecanismos de autenticación y uso de conocimiento, herramientas, prompts y orquestación. [learn.microsoft.com]

16. 💳 Capacidad y consumo de créditos

Se explicó la importancia de controlar la capacidad asignada, especialmente cuando existen varios agentes dentro de una organización.

Buenas prácticas comentadas

Separar agentes por entornos.
Monitorear consumo por agente.
Definir límites para agentes no críticos.
Configurar alertas.
Evaluar capacidad prepaga frente a pago por uso.
Evitar que un piloto consuma la capacidad completa.
Solicitar ampliación al administrador cuando corresponda.

📌 Recomendación: revisar siempre la guía de licenciamiento vigente, porque los modelos de capacidad, facturación y disponibilidad pueden cambiar.

❓ Preguntas y respuestas destacadas

1. ¿Cuándo conviene usar el enfoque agéntico?

Respuesta del docente:
Cuando el objetivo es flexible y el agente puede decidir qué herramientas utilizar para resolverlo.

Refuerzo oficial:
La orquestación generativa permite que el agente seleccione herramientas, temas, fuentes y agentes en tiempo de ejecución. [learn.microsoft.com]

2. ¿Cuándo conviene usar lógica conversacional o determinista?

Respuesta del docente:
Cuando se necesita mayor control, validaciones estrictas y un recorrido predecible.

Refuerzo oficial:
Los workflows siguen rutas basadas en reglas y ofrecen resultados consistentes para las mismas entradas. [learn.microsoft.com]

3. ¿Por qué revisar los tipos de columna al importar Excel?

Respuesta del docente:
Porque SharePoint puede interpretar una fecha como número o asignar otro tipo incorrecto.

Solución recomendada:
Revisar todas las columnas antes de confirmar la importación y corregir texto, número, fecha, moneda o elección según corresponda.

4. ¿Cuánto demora en ejecutarse el flujo de correo?

Respuesta del docente:
El tiempo puede variar. Normalmente tarda algunos minutos, dependiendo del conector y del servicio.

Solución recomendada:
Revisar el historial de ejecuciones antes de modificar el flujo. La demora no implica necesariamente que haya fallado.

5. ¿Por qué un archivo compartido no activó correctamente el flujo?

Respuesta del docente:
Porque se había enviado como enlace de OneDrive y no como archivo adjunto real.

Solución:
Adjuntar físicamente el archivo y verificar que el desencadenador reciba contenido y nombre del adjunto.

6. ¿Dataverse es mejor que SharePoint?

Respuesta del docente:
Depende del escenario. Dataverse es más robusto para relaciones y modelos complejos; SharePoint puede ser suficiente para listas más sencillas.

Recomendación:
Elegir el origen según volumen, relaciones, seguridad, mantenimiento y licenciamiento.

7. ¿Cómo debe actuar el agente cuando no encuentra una respuesta?

Respuesta del docente:
Debe activar una habilidad de escalamiento y comunicar la consulta a una persona responsable.

Solución reforzada:
No inventar información. Registrar la pregunta, trasladar el contexto y confirmar al usuario que el caso fue derivado.

8. ¿Cómo se crea un correo con formato corporativo?

Respuesta del docente:
Mediante un flujo especializado con cuerpo HTML, imágenes y parámetros dinámicos.

Refuerzo oficial:
Los workflows permiten encapsular tareas deterministas y exponerlas como herramientas reutilizables del agente. [learn.microsoft.com]

9. ¿Puede el agent flow iniciarse cuando el agente lo llama?

Respuesta del docente:
Sí. Debe utilizarse el desencadenador indicado para llamadas desde un agente y devolver una respuesta al finalizar.

Solución recomendada:
Definir claramente las entradas, agregar la acción empresarial, responder al agente y publicar el flujo antes de incorporarlo como herramienta.

10. ¿Cómo controlar el consumo de varios agentes?

Respuesta del docente:
Mediante administración de entornos, revisión de capacidad, límites, alertas y asignación diferenciada según la criticidad.

Solución recomendada:
Separar desarrollo y producción, asignar presupuestos por agente o entorno y monitorear tendencias antes de ampliar el despliegue.

✅ Conclusiones

Copilot Studio admite enfoques agénticos y conversacionales, cada uno apropiado para diferentes niveles de autonomía y control.
Las listas de SharePoint permiten convertir datos provenientes de Excel en conocimiento consultable.
Power Automate puede mantener automáticamente una biblioteca documental a partir de adjuntos recibidos por correo.
Dataverse proporciona una base más robusta para modelos relacionales y consultas empresariales.
Las habilidades ayudan a uniformizar respuestas y definir procedimientos.
Los flujos de trabajo son preferibles para acciones estructuradas, correos corporativos y operaciones críticas.
Todo agente empresarial debe contar con un mecanismo de escalamiento humano.
La trazabilidad y el monitoreo son indispensables en procesos sensibles.
El control de capacidad debe planificarse antes de publicar agentes para grandes grupos de usuarios.

⭐ Recomendaciones finales

Definir la criticidad del proceso antes de seleccionar el enfoque.
Evitar autonomía abierta en operaciones irreversibles.
Revisar los tipos de datos después de importar desde Excel.
Agregar descripciones claras a todas las fuentes de conocimiento.
Mantener documentos organizados por área y temática.
Validar la indexación antes de probar el agente.
Incorporar confirmación humana en procesos sensibles.
Crear un flujo independiente para correos con formato corporativo.
Implementar una habilidad estándar de escalamiento.
Separar ambientes de desarrollo, pruebas y producción.
Monitorear conversaciones, errores, herramientas y consumo.
Probar con usuarios piloto antes de desplegar a toda la organización.

📚 Referencias oficiales de Microsoft

Microsoft Learn. Documentación de Copilot Studio
https://learn.microsoft.com/microsoft-copilot-studio/ [learn.microsoft.com]
Microsoft Learn. Características de IA generativa y orquestación
https://learn.microsoft.com/microsoft-copilot-studio/nlu-gpt-overview/ [learn.microsoft.com]
Microsoft Learn. Agregar SharePoint como fuente de conocimiento
https://learn.microsoft.com/microsoft-copilot-studio/knowledge-add-sharepoint [learn.microsoft.com]
Microsoft Learn. Información general de workflows
https://learn.microsoft.com/microsoft-copilot-studio/workflows-experience/flows-overview [learn.microsoft.com]
Microsoft Learn. Inventario y monitoreo de agentes
https://learn.microsoft.com/microsoft-copilot-studio/guidance/kit-agent-inventory [learn.microsoft.com]
Microsoft Learn. Publicación y despliegue de agentes
https://learn.microsoft.com/microsoft-copilot-studio/publication-fundamentals-publish-channels [learn.microsoft.com]