Copilot Studio – Sesión 02 – Resumen
🎯 Objetivo de la clase
La sesión tuvo como objetivo construir y configurar un agente empresarial en Copilot Studio, incorporando instrucciones, fuentes de conocimiento, herramientas, skills y flujos de trabajo.
La práctica se orientó a que el agente pudiera:
- Responder con información procedente de SharePoint, documentos internos y sitios web.
- Ejecutar acciones mediante conectores de Outlook, Teams y SharePoint.
- Interpretar solicitudes expresadas en lenguaje natural.
- Crear registros en listas de SharePoint.
- Enviar notificaciones por correo.
- Publicarse y compartirse con usuarios autorizados.
- Monitorear conversaciones, herramientas utilizadas y consumo.
Microsoft define Copilot Studio como una plataforma gráfica de bajo código para crear agentes y automatizaciones conectadas con datos y servicios empresariales. [learn.microsoft.com]
1. 🧭 Diseño funcional del agente
Antes de iniciar la configuración técnica, se explicó la importancia de definir una propuesta de valor para el agente.
Aspectos considerados
- Problema que resolverá.
- Usuarios beneficiados.
- Canales y dispositivos de acceso.
- Personalidad y estilo de comunicación.
- Procesos que podrá ejecutar.
- Fuentes de información.
- Sistemas externos requeridos.
- Métricas para evaluar su utilidad.
- Licencias y recursos necesarios.
Ejemplo planteado: agente de Recursos Humanos
El agente podría:
- Consultar el saldo de vacaciones.
- Explicar políticas internas.
- Registrar una solicitud de vacaciones.
- Consultar el estado de una solicitud.
- Derivar información a un sistema interno.
- Ejecutar un proceso de aprobación.
✅ Concepto clave: la conversación es solo la interfaz. Para completar procesos, el agente necesita conocimiento, instrucciones, herramientas y flujos de trabajo.
2. 🧠 Creación y configuración del agente
Se creó un nuevo agente y se configuraron sus datos iniciales.
Elementos principales
- Nombre: identifica el agente dentro del entorno.
- Descripción: explica su propósito general.
- Instrucciones: determinan cómo debe comportarse.
- Modelo: establece la capacidad de razonamiento utilizada.
- Entorno: contiene los agentes, conexiones, flujos y recursos asociados.
Importancia de las instrucciones
Las instrucciones funcionan como el contexto permanente del agente. En ellas se puede definir:
- Rol que desempeñará.
- Área de especialización.
- Tono profesional o informal.
- Fuentes que debe priorizar.
- Restricciones para responder.
- Acciones que puede ejecutar.
- Comportamiento cuando no encuentre información.
Microsoft recomienda configurar instrucciones claras y agregar únicamente el conocimiento y las herramientas necesarias para el propósito del agente. [learn.microsoft.com]
3. 🧩 Componentes principales del agente
Durante la sesión se diferenciaron los elementos que amplían las capacidades del agente.
| Componente | Función |
|---|---|
| Instrucciones | Definen el comportamiento general |
| Skills o habilidades | Describen procedimientos reutilizables para tareas específicas |
| Herramientas | Permiten ejecutar acciones en servicios externos |
| Conocimiento | Proporciona información para fundamentar respuestas |
| Agentes conectados | Permiten delegar solicitudes a agentes especializados |
| Flujos de trabajo | Ejecutan procesos deterministas con entradas y salidas |
| Memoria | Conserva contexto útil cuando la capacidad está disponible |
Diferencia principal
- El conocimiento ayuda al agente a responder.
- Las herramientas permiten actuar.
- Los skills explican cómo debe realizar una tarea.
- Los flujos de trabajo ejecutan una secuencia definida de acciones.
4. 📚 Fuentes de conocimiento
Una parte central de la clase fue configurar conocimiento específico para evitar que el agente dependa únicamente de información general.
Fuentes trabajadas
- Documentos Word y PDF.
- Carpetas de SharePoint.
- Sitios de SharePoint.
- Sitios web públicos.
- Documentación interna.
- Manuales y procedimientos.
Copilot Studio admite conocimiento empresarial procedente de SharePoint, Dataverse, documentos, sitios web y sistemas externos. Las fuentes pueden configurarse a nivel general del agente o asociarse a una respuesta generativa específica. [learn.microsoft.com]
5. 🗂️ SharePoint como fuente de conocimiento
Se creó un sitio de SharePoint y una carpeta documental para almacenar los archivos que el agente debía consultar.
Flujo de configuración
- Crear un sitio de SharePoint.
- Crear una carpeta en la biblioteca de documentos.
- Cargar documentos de ejemplo.
- Copiar el vínculo del sitio o de la carpeta.
- Agregarlo como conocimiento en Copilot Studio.
- Asignar un nombre descriptivo.
- Escribir una descripción clara del contenido.
- Guardar y probar el agente.
Importancia de la descripción
La descripción ayuda al agente a decidir cuándo debe consultar cada fuente. Si existen varias bibliotecas, sitios o carpetas, una descripción precisa mejora la selección del contenido relevante.
Ejemplo:
Contiene procedimientos internos, requisitos, responsables, plazos y canales de atención para solicitudes documentarias.
Seguridad
Copilot Studio respeta los permisos de SharePoint. El agente solo puede mostrar al usuario contenido al que dicho usuario tenga acceso. Como mínimo, el usuario necesita permisos de lectura sobre el sitio, la lista o el documento correspondiente. [learn.microsoft.com]
6. 🔐 Aislamiento y protección de la información
Se explicó que el agente no elimina ni reemplaza la seguridad configurada en SharePoint.
Comportamiento esperado
- Si el usuario tiene acceso al documento, el agente puede utilizarlo.
- Si el usuario no tiene acceso, el agente no debe mostrar su contenido.
- Los archivos protegidos mediante contraseña o cifrado pueden no estar disponibles para fundamentar respuestas.
- Las etiquetas de confidencialidad pueden restringir el contenido visible.
✅ Aplicación empresarial: este comportamiento permite utilizar agentes para Recursos Humanos, Finanzas, Legal o TI sin exponer indiscriminadamente datos sensibles. [learn.microsoft.com]
7. 🌐 Sitios web públicos como conocimiento
También se agregó un sitio web público para que el agente respondiera con información contenida en ese dominio.
Consideraciones importantes
- Utilizar una URL clara y estable.
- Evitar parámetros innecesarios en la dirección.
- Definir correctamente el alcance.
- Agregar una descripción que explique el contenido del sitio.
- Probar preguntas directas y casos límite.
- Revisar las referencias utilizadas por el agente.
Resultado esperado
Al preguntarle por productos, servicios o información corporativa, el agente buscó dentro del sitio configurado y presentó una respuesta acompañada de sus referencias.
Microsoft indica que la URL define el alcance del contenido utilizado para generar respuestas y que una descripción detallada ayuda a la orquestación generativa a seleccionar correctamente la fuente.
8. 🛡️ Restricción de respuestas no fundamentadas
Para un agente interno, se reforzó la necesidad de limitar respuestas ajenas a las fuentes autorizadas.
Medidas aplicadas
- Retirar la búsqueda web general cuando no sea necesaria.
- Indicar en las instrucciones que solo debe responder con conocimiento autorizado.
- Solicitar que reconozca cuando no encuentre información.
- Iniciar una conversación nueva después de modificar instrucciones.
- Probar preguntas deliberadamente fuera del alcance.
Mensaje recomendado
No encontré información suficiente en las fuentes autorizadas. Reformula la consulta o comunícate con el área responsable.
✅ Beneficio: reduce respuestas generales o potencialmente incorrectas y permite controlar mejor la fuente de verdad.
9. 🧪 Pruebas con documentos internos
Se probaron documentos que contenían:
- Procedimientos.
- Requisitos.
- Responsables.
- Correos internos.
- Horarios de atención.
- Planes y precios.
- Información de soporte.
El agente realizó búsquedas internas para recuperar fragmentos relevantes antes de generar la respuesta.
Consideraciones observadas
- La indexación puede tardar algunos minutos.
- Un documento demasiado general puede producir respuestas poco precisas.
- La calidad del formato influye en la recuperación.
- Los títulos, encabezados y tablas ayudan a estructurar el contenido.
- Conviene formular preguntas específicas.
- Una buena descripción de la fuente mejora la selección.
✅ Recomendación: dividir grandes repositorios por temática y mantener documentos actualizados, bien titulados y estructurados.
10. 🔌 Herramientas y conectores
Se explicó que las herramientas permiten que el agente ejecute acciones en otros sistemas.
Herramientas configuradas
- Enviar correo electrónico mediante Outlook.
- Publicar mensajes en Teams.
- Consultar listas de SharePoint.
- Crear elementos en SharePoint.
- Utilizar flujos de trabajo como herramientas.
Antes de utilizar un conector, se debe configurar y autorizar la conexión correspondiente. Los flujos y herramientas pueden interactuar con servicios Microsoft 365, aplicaciones de terceros y conectores personalizados. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
11. ✉️ Ejemplo: envío de correo desde el agente
Se habilitó una acción de Outlook para que el agente pudiera enviar correos mediante lenguaje natural.
Solicitud de ejemplo
Envía un correo con el asunto “Prueba” y el mensaje “Probando envío”.
Proceso realizado por el agente
- Interpretó la intención.
- Seleccionó la herramienta de Outlook.
- Solicitó autorización de conexión.
- Identificó destinatario, asunto y contenido.
- Ejecutó el envío.
- Confirmó el resultado.
✅ Aprendizaje: las herramientas convierten una conversación en una acción operativa. Para utilizarlas, la conexión debe estar autenticada y autorizada.
12. 🧾 Ejemplo principal: registro de precios en SharePoint
Se desarrolló un caso donde el usuario comunica una compra en lenguaje natural y el agente registra el producto y el precio en una lista.
Ejemplo de entrada
Acabo de comprar una Coca-Cola a 3 soles.
Lógica definida en el skill
- Identificar el producto.
- Extraer el precio.
- Localizar la lista de SharePoint.
- Consultar su estructura.
- Crear un nuevo elemento.
- Confirmar el registro.
Resultado
El agente creó un registro con:
- Producto: Coca-Cola
- Precio: 3
La lista de SharePoint se actualizó sin necesidad de completar manualmente un formulario.
13. 📧 Ampliación del ejemplo: registrar y notificar
El skill se amplió para ejecutar dos acciones consecutivas:
- Crear el registro en SharePoint.
- Enviar un correo notificando el nuevo precio.
Ejemplo probado
Acabo de comprar una Red Bull a 7 soles.
El agente:
- Recuperó la lista.
- Identificó sus columnas.
- Creó el elemento correspondiente.
- Envió una notificación por correo.
- Confirmó ambas operaciones.
✅ Concepto clave: una habilidad puede coordinar varias herramientas, siempre que las instrucciones definan claramente el orden y los datos requeridos.
14. ⚙️ Flujos de trabajo como herramientas
Se mostró cómo crear un flujo de trabajo para registrar un proveedor en SharePoint.
Estructura del flujo
- Entrada: nombre del proveedor.
- Acción: crear un elemento en una lista de proveedores.
- Salida: confirmación para el agente.
Después de guardar y publicar el flujo, se agregó como herramienta del agente.
Solicitud de ejemplo
Añade al proveedor PepsiCo.
El agente identificó el flujo adecuado, envió el nombre como parámetro y creó el registro.
Microsoft indica que los workflows y agent flows pueden ejecutarse manualmente, por eventos, agentes o programación, y que incluyen desencadenadores, acciones, conectores, lógica de control y capacidades de IA. [learn.microsoft.com]
15. 🧱 Organización de skills y buenas prácticas
Se discutió si conviene utilizar una sola habilidad para múltiples procesos o una habilidad independiente por cada responsabilidad.
Recomendación
Separar las habilidades por función:
- Registrar precios.
- Crear proveedores.
- Resumir bitácoras.
- Consultar solicitudes.
- Enviar notificaciones.
Beneficios
- Instrucciones más claras.
- Menor ambigüedad.
- Mantenimiento sencillo.
- Pruebas independientes.
- Mejor selección de la herramienta.
- Menor riesgo de ejecutar acciones incorrectas.
📌 Aunque múltiples skills agregan contexto al agente, la claridad y separación de responsabilidades suelen ser más importantes que centralizar toda la lógica en una única instrucción extensa.
16. 📊 Monitoreo y análisis
Se revisó la sección de monitoreo, donde se puede analizar:
- Sesiones de conversación.
- Usuarios activos.
- Reacciones positivas y negativas.
- Herramientas utilizadas.
- Frecuencia de ejecución.
- Historial de actividades.
- Errores y fallas.
- Rendimiento de flujos.
- Tendencias de ejecución.
- Consumo y capacidad.
- Descarga de sesiones para análisis.
Microsoft permite supervisar el historial, estado y duración de las ejecuciones, así como analizar tendencias de rendimiento y porcentaje de errores. [learn.microsoft.com]
17. 🚀 Publicación, canales y acceso
Se explicó que el agente puede desplegarse en diferentes canales:
- Microsoft Teams.
- Microsoft 365 Copilot.
- SharePoint.
- Sitio web.
- Aplicación web.
- Página de demostración.
Después de realizar cambios, el agente debe publicarse nuevamente para que la versión actualizada quede disponible en los canales conectados. [learn.microsoft.com]
Restricciones de acceso
- Es posible definir qué personas pueden usar el agente.
- Los usuarios deben tener permisos apropiados.
- Para herramientas con credenciales de usuario se recomienda autenticación con Microsoft.
- Los escenarios internos normalmente requieren usuarios del mismo tenant.
- La gobernanza del tenant puede restringir publicación o distribución.
Microsoft recomienda mantener autenticación cuando el agente se utiliza dentro de una organización o maneja herramientas con credenciales del usuario. [learn.microsoft.com]
❓ Preguntas y respuestas destacadas
1. ¿Un agente puede registrar una solicitud de vacaciones en un sistema interno?
Respuesta del docente:
Sí. El agente recopila los datos necesarios y llama una herramienta o flujo para crear la solicitud en SharePoint, Dataverse u otro sistema.
Refuerzo oficial:
Los workflows pueden activarse desde agentes, utilizar conectores y ejecutar acciones deterministas sobre aplicaciones y servicios. [learn.microsoft.com]
2. ¿Se puede usar un PDF extenso como conocimiento?
Respuesta del docente:
Sí. El agente puede consultar documentos extensos, aunque la calidad dependerá de la estructura, contenido e indexación.
Solución reforzada:
- Usar títulos y encabezados claros.
- Eliminar contenido duplicado.
- Dividir manuales muy extensos por categoría.
- Agregar descripciones precisas.
- Probar preguntas representativas.
- Esperar a que la indexación termine.
3. ¿Pueden agregarse varias carpetas o sitios de SharePoint?
Respuesta del docente:
Sí. Se pueden agregar múltiples fuentes, siempre que el agente tenga descripciones suficientes para distinguirlas.
Refuerzo oficial:
Copilot Studio permite asociar agentes con direcciones de SharePoint y listas, conservando la seguridad y los permisos del usuario conectado. [learn.microsoft.com]
4. ¿El agente respeta los permisos de los documentos?
Respuesta del docente:
Sí. Si el usuario no tiene permiso para ver un documento, el agente no debería revelar su contenido.
Refuerzo oficial:
SharePoint aplica filtrado de permisos; el agente solo muestra contenido al que el usuario autenticado tenga acceso. [learn.microsoft.com]
5. ¿Por qué el agente responde preguntas ajenas al conocimiento configurado?
Respuesta del docente:
Puede deberse a que mantiene capacidades generales o instrucciones demasiado abiertas.
Solución recomendada:
- Restringir las instrucciones del agente.
- Retirar búsqueda web general.
- Indicar explícitamente que no responda fuera del alcance.
- Guardar los cambios.
- Iniciar una conversación nueva.
- Repetir las pruebas con preguntas fuera de dominio.
6. ¿Puede conectarse con SQL Server u otra base de datos?
Respuesta del docente:
Sí, mediante herramientas, conectores, APIs o flujos. La infraestructura, licencia y conectividad requerida dependerán del origen.
Refuerzo oficial:
Copilot Studio permite agregar conectores Microsoft, de terceros y personalizados a sus agentes y automatizaciones. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
7. ¿Por qué el envío de correo solicita configurar una conexión?
Respuesta del docente:
Porque Outlook necesita autenticar al usuario antes de permitir que el agente envíe mensajes.
Solución recomendada:
Seleccionar la conexión correcta, iniciar sesión y conceder únicamente los permisos necesarios para la acción.
8. ¿Se puede generar un resumen de bitácoras almacenadas en SharePoint?
Respuesta del docente:
Sí. Una herramienta puede obtener los elementos de un periodo determinado y una habilidad puede indicar cómo resumirlos.
Solución reforzada:
- Recibir el periodo solicitado.
- Consultar los registros.
- Filtrar por fecha.
- Seleccionar los campos relevantes.
- Generar el resumen.
- Devólverlo al usuario o almacenarlo.
- Registrar errores si no existen datos.
9. ¿Conviene una habilidad para varias listas o una por proceso?
Respuesta del docente:
Ambas opciones son posibles, pero resulta más mantenible separar las habilidades por responsabilidad.
Recomendación:
Usar una habilidad por proceso cuando las listas tengan estructuras, permisos o reglas diferentes.
10. ¿Cómo se comparte el agente con otros usuarios?
Respuesta del docente:
Primero debe publicarse, luego configurarse el canal y finalmente asignarse acceso a los usuarios correspondientes.
Refuerzo oficial:
Copilot Studio permite publicar agentes en múltiples canales, pero se debe volver a publicar cada vez que se modifique el contenido. [learn.microsoft.com]
✅ Conclusiones
- La sesión mostró cómo convertir un agente básico en una solución útil mediante conocimiento, skills, herramientas y flujos de trabajo.
- SharePoint puede utilizarse tanto como fuente documental como repositorio transaccional.
- Los permisos del usuario son fundamentales para impedir exposición indebida de información.
- Las instrucciones del agente deben limitar el alcance y establecer el comportamiento cuando no encuentre datos.
- Los skills describen cómo ejecutar tareas, mientras que las herramientas realizan acciones en sistemas externos.
- Los flujos de trabajo ofrecen mayor control cuando el proceso requiere entradas, acciones y salidas deterministas.
- La publicación, autenticación y asignación de usuarios son necesarias para llevar el agente a producción.
- El monitoreo permite evaluar uso, errores, rendimiento y utilidad real.
⭐ Recomendaciones finales
- Definir un objetivo empresarial concreto antes de agregar herramientas.
- Limitar el conocimiento a fuentes autorizadas y vigentes.
- Describir claramente cada fuente para facilitar su selección.
- Separar skills por responsabilidad para simplificar mantenimiento y pruebas.
- Exigir autenticación cuando se utilicen datos internos o credenciales del usuario.
- Aplicar el principio de mínimo privilegio a cada conexión.
- Validar parámetros antes de crear registros en SharePoint.
- Agregar confirmaciones explícitas después de ejecutar acciones.
- Probar preguntas fuera de alcance para verificar que el agente no improvise.
- Publicar nuevamente después de cada cambio importante.
- Monitorear conversaciones, fallos y herramientas utilizadas después del despliegue.
- Probar primero con un grupo reducido de usuarios antes de extender el acceso.
📚 Referencias oficiales de Microsoft
- Microsoft Learn. Documentación oficial de Microsoft Copilot Studio. <https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/>], \[learn.microsoft.com] [\[learn.microsoft.com\]](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/)
- Microsoft Learn. Fuentes de conocimiento en Copilot Studio.
- Microsoft Learn. Agregar SharePoint como fuente de conocimiento. <https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/knowledge-add-sharepoint>], \[learn.microsoft.com] [\[learn.microsoft.com\]](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/knowledge-add-sharepoint)
- Microsoft Learn. Agregar un sitio web público como fuente de conocimiento.
- Microsoft Learn. Información general de workflows en Copilot Studio. <https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/workflows-experience/flows-overview>], \[learn.microsoft.com] [\[learn.microsoft.com\]](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/workflows-experience/flows-overview)
- Microsoft Learn. Monitorear flujos de agente. <https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/flow-manage-monitor>], \[learn.microsoft.com] [\[learn.microsoft.com\]](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/flow-manage-monitor)
- Microsoft Learn. Publicar y desplegar un agente. <https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/publication-fundamentals-publish-channels>], \[learn.microsoft.com] [\[learn.microsoft.com\]](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/publication-fundamentals-publish-channels)
- Microsoft Learn. Publicar un agente en SharePoint. <https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/publication-add-bot-to-sharepoint>], \[learn.microsoft.com] [\[learn.microsoft.com\]](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/publication-add-bot-to-sharepoint)
