Copilot Studio – Sesión 03 – Resumen
Base de Datos, Temas y Comportamiento del Agente
1) Panorama general de la sesión
En esta clase se continuó con la construcción práctica de un agente en Copilot Studio, enfocándose en tres ejes principales:
- Diseño de temas (topics) para organizar la conversación del agente.
- Uso de SharePoint como fuente de conocimiento y como origen/destino de datos estructurados.
- Integración con Power Automate y Dataverse para automatizar procesos y registrar información.
La sesión tuvo un enfoque muy aplicado: se revisó la lógica conversacional del agente, la publicación en distintos canales y la forma correcta de estructurar entradas, variables, condiciones y búsquedas para responder escenarios de negocio reales.
2) 🧩 Temas (Topics) en Copilot Studio
Se reforzó que los temas son las unidades que organizan lo que el agente “sabe hacer” dentro de una conversación.
No se trata solo de responder con conocimiento general, sino de definir procesos conversacionales específicos.
Ideas clave
- Un tema representa una intención de negocio o un escenario concreto.
- Puede activarse:
- por una frase o intención del usuario;
- o por una condición/evento dentro de un flujo más amplio.
- Dentro del tema se pueden agregar nodos para:
- enviar mensajes,
- hacer preguntas,
- guardar variables,
- evaluar condiciones,
- llamar flujos de Power Automate.
Enfoque enseñado en clase
El docente remarcó que:
- un agente sin temas queda demasiado “abierto”;
- los temas ayudan a ordenar la lógica del negocio;
- conviene diseñarlos con intenciones específicas para evitar ambigüedad.
Buenas prácticas observadas
- Crear temas con nombres claros y orientados a la acción.
- Evitar que dos temas respondan a intenciones demasiado parecidas.
- Pensar las frases de activación desde la forma real en que hablaría el usuario.
Refuerzo oficial
En Copilot Studio, un tema define cómo progresa la conversación y puede componerse de nodos como mensajes, preguntas y condiciones. En agentes con orquestación clásica, las frases de activación ayudan a reconocer la intención; en escenarios más modernos, la descripción del tema también orienta la orquestación. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
3) 💬 Diseño conversacional: intención, precisión y ambigüedad
Uno de los mensajes más importantes de la clase fue que un agente útil no solo debe responder, sino responder con precisión.
Puntos centrales
- La calidad del agente depende de cómo se definen las intenciones.
- Si dos temas compiten por la misma intención, el agente puede activar el tema incorrecto.
- Ejemplo conceptual trabajado en clase:
- “devolución de producto” puede ser ambiguo;
- conviene separarlo en casos como:
- devolución por defecto,
- devolución por retiro de mercado,
- devolución por política comercial.
Recomendación derivada de la clase
Antes de crear un tema, conviene responder:
- ¿qué quiere lograr el usuario?
- ¿cómo lo pediría realmente?
- ¿qué datos necesita el agente para resolverlo?
Refuerzo oficial
Microsoft recomienda diseñar la experiencia a partir de intenciones del usuario, diferenciando con claridad el objetivo del usuario de la forma textual en que lo expresa. Ese trabajo mejora la precisión del enrutamiento conversacional y reduce colisiones entre temas. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
4) 🌐 Publicación del agente y canales
Se revisó la publicación del agente y los canales de distribución, destacando que el agente puede exponerse en:
- Microsoft Teams
- Microsoft 365
- SharePoint
- y otros canales externos como WhatsApp o Telegram (con configuración adicional)
Mensajes importantes del docente
- Publicar el agente no es lo mismo que solo crearlo.
- Después de publicar, el agente puede quedar disponible para otros usuarios.
- Los canales Microsoft suelen ser los más directos de usar.
- Los canales externos requieren más configuración y, en algunos casos, servicios intermedios.
Consideraciones prácticas
- Si el agente usa contenido corporativo (como SharePoint), conviene priorizar canales donde la autenticación ya está integrada.
- Para escenarios internos, Teams es uno de los canales más naturales.
Refuerzo oficial
Microsoft indica que se debe publicar el agente para que quede disponible en los canales conectados y que, después de cualquier cambio, debe volver a publicarse para que los usuarios accedan a la última versión. En canales persistentes como Teams, escribir “start over” reinicia la sesión con el contenido más reciente. Además, tras la primera publicación ya se pueden conectar canales como Teams y Microsoft 365 Copilot. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
5) 📚 SharePoint como fuente de conocimiento y como estructura de datos
Se abordó SharePoint en dos sentidos:
A. Como fuente de conocimiento
El agente puede consultar:
- un sitio de SharePoint,
- una biblioteca,
- o una lista.
B. Como fuente/destino de datos estructurados
Se revisó un laboratorio en el que se tomó información de un Excel y se llevó a una lista de SharePoint.
Aprendizajes importantes
- Una lista de SharePoint puede modelar datos estructurados parecidos a una tabla.
- Al importar desde Excel, hay que cuidar el diseño de columnas.
- Se mostró un detalle técnico importante:
- evitar usar nombres de campos que entren en conflicto con metadatos propios de SharePoint (por ejemplo,
ID).
- evitar usar nombres de campos que entren en conflicto con metadatos propios de SharePoint (por ejemplo,
Recomendación del docente
Mientras más específico sea el origen de conocimiento, mejor:
- mejor conectar una lista o biblioteca concreta,
- que conectar un sitio demasiado amplio si no es necesario.
Esto mejora:
- relevancia,
- precisión de recuperación,
- y reduce ruido en las respuestas.
Refuerzo oficial
Copilot Studio permite agregar sitios de SharePoint y listas de SharePoint como fuentes de conocimiento. Microsoft también indica que la autenticación “Authenticate with Microsoft” funciona especialmente bien en entornos como Teams, Power Apps y Microsoft 365 Copilot. Además, el resumen oficial de knowledge sources confirma que SharePoint puede usarse tanto a nivel de agente como de nodo de respuestas generativas. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
6) 🧠 Variables, preguntas y captura de datos
El docente explicó que cuando el agente necesita información del usuario, lo correcto es usar:
- nodos de pregunta,
- variables para almacenar la respuesta,
- y luego reutilizar esas variables en condiciones, mensajes o flujos.
Ideas centrales
- La pregunta no solo “pregunta”; también captura información.
- La respuesta del usuario queda almacenada en una variable.
- Esa variable puede:
- mostrarse,
- evaluarse,
- enviarse a Power Automate,
- o usarse para crear registros.
Lo que se observó en la práctica
- Si se muestra directamente la variable de salida de una búsqueda, puede verse información “cruda” (por ejemplo, una tabla o resultados completos).
- Si no se desea mostrar todo, se puede:
- no exponer la salida directamente,
- sintetizarla,
- o usarla internamente para decidir qué hacer.
Refuerzo oficial
Copilot Studio crea variables automáticamente cuando un nodo devuelve una salida; por ejemplo, el nodo Pregunta guarda la respuesta del usuario en una variable. Estas variables pueden reutilizarse en mensajes, condiciones, otros temas y flujos. Además, las variables pueden ser de distintos tipos, incluyendo tabla, registro, texto, número y más. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
7) 🏷️ Entidades y reconocimiento de patrones
Se introdujo el concepto de entidades como mecanismo para identificar datos específicos dentro del texto del usuario.
Ejemplos comentados
- color,
- edad,
- temperatura,
- dirección,
- URL,
- y patrones personalizados.
Punto más importante
Para casos de negocio donde el usuario ingresa un identificador con formato específico (por ejemplo, un folio), el docente explicó que puede usarse una entidad personalizada con expresión regular (regex).
Esto permite que el agente reconozca automáticamente:
- números de ticket,
- códigos internos,
- folios,
- patrones de solicitud,
- IDs de negocio.
Refuerzo oficial
Copilot Studio soporta entidades predefinidas y también entidades personalizadas, incluyendo entidades basadas en expresiones regulares (regex). Esto es especialmente útil para capturar valores con formato fijo y guardarlos para usarlos después en la conversación o en una automatización. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
8) ⚙️ Power Automate como capa de automatización
Se destacó varias veces que Copilot Studio no debe verse solo como un chat, sino como una interfaz conversacional capaz de disparar automatizaciones.
Casos mencionados
- consultar información estructurada,
- evaluar condiciones,
- crear registros,
- insertar elementos en SharePoint,
- trabajar con Dataverse,
- automatizar procesos como solicitudes o consultas internas.
Idea clave del docente
La lógica compleja no necesariamente se resuelve dentro del mensaje del bot, sino combinando:
- entrada del usuario,
- variables,
- condiciones,
- Power Automate.
Refuerzo oficial
Microsoft indica que los agentes pueden ampliarse mediante agent flows o flujos construidos en Copilot Studio / Power Automate. Para usarlos como herramienta del agente, un flujo debe estar publicado y configurado con el disparador When an agent calls the flow y la acción Respond to the agent. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
9) 🗃️ SharePoint y Dataverse para lectura y creación de registros
El docente mencionó escenarios donde el agente:
- lee datos desde SharePoint,
- crea registros en SharePoint,
- y también puede trabajar con Dataverse.
Escenario de ejemplo comentado
- solicitud de vacaciones,
- captura de datos mediante preguntas,
- almacenamiento de la información en una lista o tabla.
Enseñanza principal
Hay dos patrones muy útiles:
- lectura de datos para responder preguntas;
- escritura de datos para registrar solicitudes o transacciones.
Refuerzo oficial
Dataverse también puede agregarse como fuente de conocimiento para grounding de respuestas. Microsoft recomienda acompañar las tablas con descripciones, sinónimos y glosarios para mejorar la interpretación del agente. Además, ese tipo de conocimiento requiere Dataverse search y autenticación compatible. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
❓ Preguntas y respuestas destacadas de la clase
Tabla resumen
| Pregunta destacada | Respuesta del docente | Refuerzo / solución recomendada con documentación oficial |
|---|---|---|
| ¿Todavía no se puede insertar el bot dentro de Power Apps? | El docente indicó que, según su experiencia, no era un escenario directo o no estaba claro en ese momento, y que debía revisarlo. | Sí existe integración, pero bajo modalidades específicas y con cambios recientes. Microsoft documenta la posibilidad de agregar un custom Copilot o el Copilot control en canvas apps, aunque estas capacidades están/estuvieron en preview y además Microsoft recomienda migrar hacia Microsoft 365 Copilot en canvas apps para escenarios futuros. Si el objetivo es usar un agente creado en Copilot Studio dentro de Power Apps, debe estar publicado en el mismo entorno, con autenticación configurada, y revisando disponibilidad/región. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com] |
| ¿Una lista de SharePoint puede usarse como el Excel estructurado del ejemplo? | Sí. El docente confirmó que una lista de SharePoint puede tratarse como estructura tabular y que eso se vería en laboratorio. | La documentación oficial ya contempla SharePoint y específicamente listas de SharePoint como fuente de conocimiento. La mejor práctica es conectar la lista específica cuando el caso lo requiere, en vez de un sitio demasiado amplio, para mejorar la precisión del grounding. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com] |
| Si tengo una lista con estados y una biblioteca con documentos finales, ¿cómo sabe el bot de dónde traer la información? | El docente propuso resolverlo con flujo + condición: primero consultar la lista, evaluar el estado y luego ramificar la búsqueda hacia la biblioteca o el origen correspondiente. | Esta respuesta es correcta conceptualmente. La solución recomendada es modelar el escenario como: captura del identificador → consulta del origen principal → condición → segunda acción/consulta dependiendo del estado. En Copilot Studio esto se implementa con variables, condiciones y, si se requiere lógica transaccional o acceso más controlado, con un agent flow / Power Automate agregado como herramienta del agente. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com] |
| ¿La salida de una búsqueda personalizada siempre devuelve una variable tipo tabla? | El docente explicó que la búsqueda devuelve un conjunto de resultados y por eso se ve como tabla/lista, pero luego puede sintetizarse en un mensaje. | Oficialmente, Copilot Studio maneja distintos tipos de variables, entre ellos Table y Record. Si no se quiere mostrar la salida “cruda”, no se debe exponer directamente en un mensaje; en su lugar, se recomienda usar la variable dentro de la lógica del tema o encapsular la respuesta en un mensaje diseñado para el usuario. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com] |
| ¿El bot tiene que preguntar siempre o puede responder directamente? | El docente indicó que puede responder directamente si ya existe la entrada necesaria, pero igual se necesita una variable de entrada para saber qué consultar. | Correcto. En Copilot Studio, un nodo Pregunta captura y guarda datos cuando faltan. Si el dato ya está presente en el mensaje del usuario o puede inferirse, la conversación puede continuar sin una pregunta explícita. También se pueden manejar inputs de temas y completarlos dinámicamente. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com] |
| ¿Se puede identificar un folio con patrón específico? | Sí. El docente respondió que se puede con una entidad personalizada basada en expresión regular. | Es exactamente la práctica recomendada para capturar identificadores como folios, códigos o números internos. La documentación oficial confirma el uso de custom entities y regex entities para estos escenarios. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com] |
| ¿Se pueden crear registros en SharePoint/Dataverse desde el bot? | Sí. El docente explicó que el agente puede recopilar datos y luego crear registros, normalmente apoyándose en un flujo. | La forma recomendada actualmente es usar un flow como herramienta del agente, con el disparador adecuado y una respuesta estructurada al agente. Esto separa bien la experiencia conversacional de la lógica de integración. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com] |
✅ Conclusiones
- Copilot Studio no se limita a responder preguntas: su verdadero valor aparece cuando se combina con lógica de temas, variables, entidades y automatizaciones.
- Los temas son la base del diseño: ayudan a pasar de un bot genérico a un agente alineado con procesos de negocio.
- SharePoint es una pieza clave tanto como fuente de conocimiento como repositorio estructurado para escenarios reales.
- Power Automate amplía de forma decisiva las capacidades del agente, sobre todo cuando hay que consultar múltiples fuentes, evaluar condiciones o crear registros.
- La precisión depende del modelado: temas claros, variables bien nombradas, entidades bien definidas y fuentes específicas producen mejores resultados.
📌 Recomendaciones
A corto plazo
- Diseñar cada tema con una intención única y bien delimitada.
- Evitar frases de activación ambiguas o demasiado generales.
- Elegir fuentes de conocimiento específicas (lista, biblioteca, sitio puntual) antes que orígenes excesivamente amplios. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
Para laboratorios futuros
- Practicar la secuencia:
- preguntar o detectar dato,
- guardar en variable,
- evaluar condición,
- consultar o registrar información,
- responder de forma amigable. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
Para escenarios empresariales
- Usar entidades personalizadas con regex cuando existan patrones como folios, tickets o códigos internos. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
- Usar flujos para operaciones de negocio que involucren lectura/escritura en SharePoint o Dataverse. [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
- Después de cada cambio importante, publicar nuevamente y validar en el canal final (por ejemplo, Teams). [learn.microsoft.com], [learn.microsoft.com]
📚 Referencias oficiales
- Crear y editar temas — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Triggering topics — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Identify customer intents — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Add SharePoint as a knowledge source — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Knowledge sources summary — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Use SharePoint content for generative answers — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Add Dataverse tables as a knowledge source — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Work with variables — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Variables overview — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Ask a question — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Send a message — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Use entities and slot filling in agents — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Use agent flows with your agent — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Call an agent flow from an agent — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Conceptos clave: Publicar e implementar su agente — Microsoft Copilot Studio [learn.microsoft.com]
- Connect and configure an agent for Teams and Microsoft 365 Copilot [learn.microsoft.com]
- Add a custom Copilot to a canvas app — Power Apps [learn.microsoft.com]
- Add a Copilot control to a canvas app — Power Apps [learn.microsoft.com]
